IV. Gestion des commandes

1. Généralités

Pour conclure, exécuter ou résilier votre contrat/commande, nous avons également besoin de vos données personnelles. Nous avons notamment besoin des éléments suivants :

  • nom, prénom
  • adresse de facturation
  • adresse de livraison
  • adresse e-mail
  • données de facturation et de paiement
  • date de naissance, le cas échéant
  • numéro de téléphone, le cas échéant

La gestion de la commande comprend, entre autres, la gestion du paiement, l’envoi des confirmations de commande et des factures. Vous mettez donc vos données à disposition sur la base de la relation contractuelle entre vous et la société ELV Elektronik AG conformément à l’art. 6 par. 1 lettre B) RGPD.

Dans la mesure où nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires, nous enregistrons les données nécessaires à l’exécution du contrat jusqu’à l’expiration des droits de garanties légales ou éventuellement contractuelles. Après expiration de ce délai, nous conservons les informations de la relation contractuelle nécessaires selon le droit commercial et fiscal pendant les périodes légales déterminées (dix ans après la conclusion du contrat en règle générale) uniquement dans le cas où il serait nécessaire de faire vérifier les données par l’administration fiscale à des fins économiques et fiscales ainsi que pour élucider les possibles infractions.

1.1 Logistique

Afin de pouvoir suivre l’envoi et vous annoncer l’arrivée du colis, nous donnons votre adresse e-mail à la société DHL Vertriebs GmbH, Charles-de Gaulle-Straße 20, 52113 Bonn, Deutschland ainsi qu’à Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH, Essener Str. 89, 22419 Hamburg, Deutschland dans la mesure où vous avez donné votre accord lors du processus de commande.

Si vous souhaitez faire livrer votre marchandise à une consigne électronique, nous transférons votre numéro de compte client DHL, votre nom et votre adresse de livraison à DHL Paket GmbH, Charles-de-Gaulle-Str. 20, 53113 Bonn à des fins de rapprochement d’identités pour garantir que les données indiquées soient saisies correctement et pour prévenir les abus.

Si votre commande contient des marchandises à expédier, directement fournies par le fabricant, nous lui communiquons votre nom, votre adresse de livraison, mais également votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail pour qu’il soit avisé de la livraison de l’expédition. Dans ce cas, vous en serez informé séparément lors du processus de commande.

Le fondement juridique du transfert de données est l’art. 6 par. 1 lettre b) ainsi que l’art. 6 par. 1 lettre a) RGPD.

1.2 Méthode de paiement

Si vous utilisez le service de paiement PayPal, nous communiquons votre nom, votre adresse de livraison, votre adresse e-mail et les détails de votre panier à PayPal pour que PayPal puisse attribuer correctement votre commande.

Si vous ne souhaitez pas communiquer vos données, vous pouvez choisir un autre mode de paiement à tout moment.

2. Détails concernant les contrôles légaux/contrôles de solvabilité

En cas d’utilisation d’un mode de paiement non sécurisé, c.-à-d. en cas de paiement par facture ou par prélèvement bancaire, afin de réduire les risques de défaut de paiement, nous réalisons des contrôles de solvabilité automatiques en fonction de la commande selon une méthode mathématique statistique (scoring). 

Lors de la conclusion des contrats et dans certains cas, dans lesquels nous avons un intérêt légitime, notre entreprise vérifie donc la solvabilité de ses clients, même réguliers. Pour ce faire, nous travaillons en collaboration avec la société Creditreform Boniversum GmbH, Hellersbergstraße 11, 41460 Neuss qui nous procure les informations nécessaires. À cette fin, nous communiquons votre nom et vos coordonnées à la société Creditreform Boniversum GmbH. Conformément à l’art. 14 du Règlement général sur la protection des données, vous trouverez les informations relatives au traitement des données par la société Creditreform Boniversum GmbH ici : www.boniversum.de/EU-DSGVO.

L’information sur la solvabilité peut contenir des probabilités (valeurs score) calculées sur la base d’une procédure mathématique statistique reconnue d’un point de vue scientifique et au cours de laquelle des données concernant l’adresse peuvent entre autres circuler. Vos intérêts dignes de protection sont pris en compte, conformément aux dispositions légales.

En cas de retard de paiement, et si les autres conditions légales sont respectées, nous communiquons vos données nécessaires à une entreprise chargée de faire valoir la créance. Le fondement juridique pour cette procédure repose sur les art. 6 par. 1 lettre B) et art. 6 par. 1 lettre F) RGPD, car la revendication d’une créance contractuelle est considérée comme un intérêt légitime dans le sens de cette directive en second lieu. Nous communiquons également les informations sur le retard de paiement ou sur toute autre créance irrécouvrable à des agences de crédit coopérant avec nous (inscription d’encaissement), si les autres conditions légales sont respectées. Le fondement juridique est l’art. 6, par. 1 lettre F) RGPD. L’intérêt légitime nécessaire découle de l’intérêt de la réduction des risques du contrat pour les contrats à venir.

3. Détection des listes de terroristes

Afin de combattre le terrorisme, les règlements UE (CE) no 2580/2001 et (CE) no 881/2002 exigent qu’aucun client, fournisseur, prestataire de service ou salarié d’ELV Elektronik AG ne fasse partie du cercle de personnes suspectées de terrorisme, conformément aux listes centrales établies (listes de terroristes). Il est donc nécessaire qu’ELV Elektronik AG exécute une comparaison des données avec ces listes avant de conclure un contrat correspondant. 

Le fondement juridique ici est l’art. 6 par. 1 lettre C), mais également l’art. 6, par. 1 lettre f) RGPD.

4. Respect des interdictions d’exportations

En cas de livraisons à une adresse hors de l’UE, nous vérifions vos données, conformément à la loi sur le commerce extérieur et le respect des interdictions d’exportations et des embargos ainsi que pour justifier le calcul avec exonération de la TVA aux intéressés résidant hors de l’Union européenne. Nous procédons également à une déclaration en douane de votre envoi vers les pays hors de l’UE. Le fondement juridique est l’art. 6, par. 1 lettre c) RGPD.

5. Conseil à la clientèle

Pour pouvoir vous aider rapidement lors de votre achat et même après, nous vous proposons un service clientèle. 

De manière générale, un service de conseil est possible sans indications concernant votre personne. Si le traitement de votre demande nécessite une identification (dans le cas d’un signalement de défaut ou d’une demande d’information), les données personnelles demandées servent exclusivement à authentifier votre identité afin d’exécuter le traitement de votre demande et d’en assurer la qualité. 

Pour traiter votre demande, nous avons, entre autres, besoin des données suivantes :

  • nom, prénom
  • adresse de facturation
  • adresse de livraison
  • adresse e-mail
  • numéro de commande
  • date de naissance, le cas échéant
  • numéro de téléphone, le cas échéant
  • caractéristiques de votre identité pour un contrôle d’authentification, le cas échéant

Le fondement juridique pour l’acceptation de la commande, de la recherche concernant votre commande ou de la gestion des retours est l’art. 6 par. 1 lettre b) RGPD, ce qui signifie que vous mettez vos données à notre disposition sur la base de votre relation contractuelle avec nous et nous les traitons conformément à l’art. 6 par. 1 lettre C) RGPD. Le fondement juridique du traitement dans le cadre de notre gestion des réclamations (également sur les sites des médias sociaux) est l’art. 6 par. 1 lettre F) RGPD sur la base de notre intérêt à générer la satisfaction du client. 

Nous enregistrons vos données jusqu’à l’expiration des délais de conservation légaux ou des droits de garanties légales ou éventuellement contractuelles et/ou des obligations de preuve.

6. Contrôles qualité

Les demandes traitées sont soumises au service du contrôle qualité pour être améliorées. Ceci est valable en particulier pour notre centre d’appels. Dans la mesure où vous avez donné votre consentement selon l’art. 6 par 1 lettre A) RGPD, votre conversation téléphonique est enregistrée. Nous conservons les fichiers audio pour une durée maximale de 60 jours.

7. Informations relatives aux opérations importantes

Nous nous réservons le droit de vous informer en cas d’opérations pertinentes en utilisant les coordonnées que nous avons enregistrées. En règle générale, les opérations importantes se réfèrent à votre commande (p. ex. retard de livraison) et/ou aux avertissements (actions rappel de produits, p. ex.). 

Le traitement de vos données à des fins publicitaires est exclu dans la mesure où vous n’avez pas donné votre consentement.

8. Compte client en ligne

Dans le cadre de notre boutique en ligne, nous proposons l’enregistrement durable de vos données personnelles sur un compte client protégé par un mot de passe. L’enregistrement est facultatif et ne nécessite pas de nouvelle saisie de vos données une fois le compte configuré. Notez qu’une suppression de votre compte client en ligne provoque uniquement une suppression dans notre système de boutique en ligne. Elle n’entraîne pas obligatoirement de suppression dans tous les systèmes impliqués. 

Pour créer le compte client, il est également nécessaire d’indiquer un mot de passe en plus des données demandées lors d’une commande. Ce mot de passe associé à votre adresse e-mail vous permet d’accéder à votre compte client.